2.polrok
Písomnosti pri predaji a kúpe
- môžeme rozdeliť takto:
Kupujúci Predávajúci
dopyt (šípka k predávajúci)
( šípka ku kupukjúci) ponuka
objednávka
faktúra
- nepravidelne sa vyskytujúce písomnosti
urgencia
reklamácia
upomienka
Dopyt
- obchodný list, v ktorom sa odberateľ informuje u dodávateľa o možnosti dodania určitého tovaru alebo služby. Z dopytu musí byť jsné aké infotmácie potrebuje kupujúci. V texte zvýrazňujeme tie prvky, ktoré potrebujeme vedieť.
Dopyt má takúto štruktúru:
- úvod - odvolávame sa na zdroj a to buď na rozhovor alebo inzerát, môžeme uviesť aj dôvod prečo hľadaný tovar lebo službu potrebujeme (Na základe Váško inzerátu uvedeného v...)
- podstata dopytu - uvedieme predmet, o ktorý máme záujem, množstvo, názov, druh, dodacie lehoty, platobné podmianky,..., môžeme vyžiadať vzorky, propagačný materiál, táto časť môže obsahovať aj zdôvodnenie prečo daný tovar alebo službu potrebujeme (Pošlite nám svoj najnovší cenník aj so vzorkami výrobkov.)
- záver - výzva na ponuku (Veríme v ústešnú spoluprácu.)
Ponuka
- obchodný list, v ktorom dodávateľ ponúka svoje výrobky / služby a informuje kupujúcehoo podmienkach kúpi a predaja. Druhy ponúk:
1) PODĽA PôVODU VYSTAVENIA
- vyžiadané
- nevyžiadané
2) PODĽA ZÁVEZNOSTI
- závezné
- nezávezné
Vyžiadaná ponuka
Je odpoveďou na dopyt a odpovedá na otázky kupujúceho . Obsahuje:
- druh, kvalitu, vzorky, množstvo, cenu za 1 kus
- dodacie podmienky (čas, miesto, spôsob úhrady, dopravné, balenie...)
Keď odberateľovi nie je jasné, požiada o upresnenie údajov, prípadne dodáveteľ mu ponúkne širší sortiment. Je správne ak dodávateľ odpovie záujemcovi aj vtedy keď nemá tovar na sklade, prípadne ponúkne iného dodávateľa.
Nevyžiadaná ponuka
Píše dodávateľ z vlastnej iniciatívy, ktorá ponúka výrobky alebo služby.Od vyžiadanej sa líši iba úvodom. Ak odberateľ na ponúkaný tovar alebo službu neodpovedá je správne aby dodávateľ odpísal a vysvetlil prečo o ponuku neá záujem.
Objednávka
- písomnosť, ktorú posiela odberateľ, dodávateľovi na základe ponuky alebo z vlastnej iniciatívy, ktorou sa odberateľ zaviaže, že odoberie od dodávateľa dohodnuté množstvo výrobkov alebo poskytovaných služieb
- je to zmluva záväzná pre obidve strany a stáva sa záväznou až po potvrdení.
Štruktúra:
1) Úvod
- zahŕňa odvolanie sa na ponuku
- odvolanie sa na úpravu ponuky
- odvolanie sa na iný zdroj
- písanie z vlastnej iniciatívy
( Na základe vašej ponuky si objednávam... )
2) Podstata
- opis objednaného tovaru (názov, druh, množstvo, cenu, kvalitu)
- dodacie podmienky (lehotu dodania, miesto, spôsob dodania)
- bankové spojenie (číslo účtu, peňažný ústav, spôsob platenia)
3) Záver
- v ňom vyjadríme presvedčenie o starostlivom, presnom a včasnom vybavení našej objednávky
(Ak budeme s tovarom spokojný pošleme vám ďalšie objednávky)
V rámci upútania pri písaní objednávky zvýrazníme objednávací tovar.
Po splnení objednávky má dodávateľ právo poslať odberateľovi faktúru. Faktúra slúži na zaúčtovanie dodávky s kupujúcim. Náležitosti faktúry:
- obchodné meno
- sídlo
- trvalý pobyt, miesto podnikania, DIČ
- poradové číslo daňového dokladu - údaje dodávateľa/odberatelia, dátum vyhotovenia daňového dokladu, splatnosť faktúry, výška ceny bez dane, meno pracovníka, ktorý vyhotovil faktúru, podpis a pečiatka zodpovedného zamestnanca
- pri vyhotovovaní faktúr uvádzame presne všetky čísla bankové a číselné údaje, percentá a konečné sumy
- vo faktúre sa nesmú robiť žiadne opravy
Urgencia
Je to obchodný list, ktorým odberateľ upozorňuje dodávateľa, že nedodržal zmluvný termín dodávky, má písomnú formu a odosiela sa doporučene
náležitosti:
1) podnet na list - odvolanie sa na objednávku a zmluvný termín dodávky
2) vlastná žiadosť - uvedenie náhradnej lehoty
3) zdôvodnenie - odberateľ poukazuje na súrnosť dodávky
4) očakávaná reakcia - odberateľ vysloví nádej, že náhradná lehota bude dodržaná
Reklamácia
Je obchodný list, ktorým odberateľ odberateľ upozorňuje dodávateľa na zistené chyby v dodávkach alebo na chyby vo výpočte faktúry
Druhy chýb:
- podľa viditeľnosti
- zjavné
- skryté
- podľa významu
- podstatné
- nepodstatné
- podľa odstrániteľnosti
- odstrániteľné
- neodstrániteľné
Zjavné chyby sa riešia pri previérke tovaru a reklamujú sa hneď po zistení. Za skryté chyby ručí predávajúci podľa občianskeho zákonníka najmenej 6 mesiacov, inak podľa záručnej doby stanovenej výrobcom.
Práva kupujúceho:
- pri podstatných a neodstrániteľných chybách má kupujúci právo na zrušenie zmluvy alebo výmenu tovaru
- pri nepodstatných a odstrániteľných chybách má kupujúci nárok na náhradné plnenie (výmenu, opravu) alebo na zníženie ceny
Má písomnú formu a odosiela sa doporučene. Ak odberateľ zistí nezrovnalosti v množstve, kvalite, musí spísať Protokol o chybách. Protokol o chybách a Reklamačný list musí odberateľ ihneď aj s reklamáciou poslať dodávateľovi.
NÁLEŽITOSTI:
1) podnet na list - potvrdenie prijatia zásielky, presný opis chýb
2) vlastná žiadosť - požiadavky na predávajúceho, návrh
3) zdôvodnenie, očakávaná reakcia - očakávanie rýchlej nápravy
4) možné následky - čo sa stane ak predávajúci nebude súhlasiť s návrhom
Odpoveď na reklamáciu môže byť: kladná ( príjme sa) alebo záporná (odmietne sa)